江西省人社部门提醒：毕业之际 档案管理不可忽视

来源：江西晨报 朱莹 实习生 孙乐 记者 谢舒婷

离歌响起，又是一年毕业季。6月底、7月初，高校毕业生们穿梭在校园中，忙于办理各种毕业手续。

“我们的档案好像被学校寄回家去了吧，反正没让我们自己带走。”提起档案，最近刚毕业的大学生小琴（化名）有些茫然。与她相似，不少高校毕业生对档案一知半解，甚至有人脱口而出：“档案是什么？”

记者了解到，每年总有一些毕业生不知道档案是什么，档案有何作用，如何存放。为此，记者进行了一番调查。

▲图为南昌市东湖区就业创业服务中心的工作人员正在整理发自全国各地高校的东湖区籍大学生档案。

高校毕业生档案派遣邮寄忙

“你的档案我估计这两天就能寄出，注意让工作单位接收一下……”魏洪昌是南昌大学科学技术学院的一名辅导员，这几天，他一直忙着毕业生材料装档封装、档案派遣邮寄……

魏洪昌告诉记者，今年该校毕业生档案相关工作从6月中旬开始，持续到7月份，几乎所有手续均由辅导员办理，“毕业生档案邮寄派遣是毕业工作的最后一项”。

6月份以来，南昌航空大学人文学院的辅导员汪淑也一直在忙毕业生档案派遣邮寄工作。她告诉记者，大学生毕业后，学校会根据毕业生的具体情况，通过“邮政EMS标准快递”将毕业生档案转递至相应的地方。

毕业生档案管理具体分为三种情况

日前，记者从省人力资源和社会保障厅（以下简称“省人社厅”）了解到，根据人力资源社会保障部办公厅《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》第十四条“对个人委托存档的，按照本人自愿选择，由其现工作单位所在地或户籍所在地的档案管理服务机构负责”这一规定，在机关、国有企事业单位工作的，个人档案一般邮寄至工作单位；在非公单位就业的，个人档案可存放在就业地的公共就业和人才服务机构。未就业的高校毕业生，当生源地和毕业时的户籍所在地不一致时，一般将档案邮寄至户籍所在地的公共就业和人才服务机构。

南昌市东湖区就业创业服务中心副主任刘菁解释道，总的来说，毕业生档案管理分已工作、正待业、继续考研三种情况。

如果你工作了，且工作单位有档案管理权限，可以将档案发至你所在单位，由单位统一管理；假如工作单位没有档案管理权限，可由个人委托单位所在地就业创业服务中心进行管理，或发至户籍地的就业创业服务中心进行管理。

如果你没有工作，正处于待业期，档案可发至户籍地的就业创业服务中心。

如果你是继续考研的，档案可发至户籍地的就业创业服务中心；若考研被录取，应及时进行档案调动，并将档案发至即将就读的学校进行学籍档案管理。

此外，毕业生还可以向学校申请将档案留在学校保留2年。“学校只是单纯托管，不能为学生提供政审证明、职称评审等。”魏洪昌提醒道。

档案关乎每一名毕业生的切身利益

毕业生档案里究竟包括什么？档案有什么作用？

7月1日，记者在南昌市东湖区就业创业服务中心、红谷滩区就业创业服务中心均看到，陆续有毕业生、家长前来确认档案信息。记者现场随机采访了几位毕业生，发现他们当中大多数人对于档案存放的相关事宜并不了解。有的说，“档案里面有党员材料，还有一些成绩单，具体的我也不太清楚”；有的说，“好像一直存在这里就行了，不考研的话，应该用不上吧”；还有的反问记者，“档案存放需要收费吗？”……

汪淑介绍道，档案材料主要有高中期间的材料、高考材料、大学新生入学登记表、学年小结、毕业生登记表、成绩单、各类奖惩材料、就业通知书（俗称“报到证”，升学学生没有该份材料）、入团（党）相关材料及体检表等，“总的来说，它是个人经历的记录，记录和反映个人经历、德才能绩和工作表现，也是人事管理和服务的依据”。

“别小看这份档案，除了供用人单位考察录用人员，档案还是维护同学们个人权益和福利的凭证，无论是工作调动、考研、公务员招考，还是职称评审、考资格证、工龄认定、社保办理、住房补贴发放、入党、办理退休等，都要用到它，关乎每一名毕业生的切身利益，所以，大家可千万不能大意！”汪淑称。

档案一旦丢失 所有资料需一一补办

档案能放在毕业生自己手里吗？高校能将档案交给个人吗？档案丢失怎么办？

“《流动人员人事档案管理暂行规定》明确规定，档案不允许个人保存。”刘菁称，“我们有明确规定，严禁个人保管自己的人事档案和自带档案转递，只允许学校通过机要通信等方式转到有档案保管权的用人单位或相应的公共就业和人才服务机构。”

至于档案丢失，记者了解到，通常有以下两种情况：

一种是已经毕业多年，一直就没管过档案，完全不知道自己档案在哪里。先不要慌，如果毕业还没超过2年，可以回学校问问相应的档案负责人；如果毕业超过了2年，可以到生源地或户籍地人社部门进行查询（可拨打人社部门电话，请工作人员帮忙查询，一般只需提供身份证号码）。

另一种是档案在调档途中或者在毕业生自己手里丢失了。这种情况需要补办档案。首先，由所在单位出具一份档案遗失证明；然后，按照档案内需要的材料到相应的学校一一补办。

档案存放办理不收取任何费用

档案从学校转递到各地档案管理服务机构后，是否就万事大吉了呢？

“并不是。”刘菁告诉记者，档案被学校寄往就业创业服务中心后，毕业生需要携带户口本、报到证、身份证（原件）到相应的人才流动服务中心确定档案信息并开具《档案存放凭证》。如果是家长代 办，家长还需出具个人身份证件。

记者采访发现，每年毕业季都是档案收存的高峰期。以南昌红谷滩为例，从5月到9月底，来自全国各地高校的南昌市红谷滩区籍大学生档案便会陆续发到红谷滩区就业创业服务中心。自2015年1月1日起，档案存放办理不收取任何费用。

南昌市红谷滩区就业创业服务中心档案管理处工作人员刘微告诉记者，随着高校毕业生一年比一年增多，毕业生档案收录数量呈现逐年成倍递增趋势，“预计今年我们中心要收录红谷滩籍毕业生档案1000余份”。

刘菁也称，目前东湖区就业创业服务中心已收存1.8万余份档案，“去年我们共收了4000多份，今年肯定会更多”。

据省就业创业服务中心统计，目前全省人社部门所属的117家流动人员人事档案管理服务机构共收存流动人员人事档案约200万份，预计今年新收录档案约20万份。

流动人员人事档案实现“跨省通办”

采访过程中，记者了解到，为进一步简化高校毕业生档案转接手续，不少地方的人才服务中心都在摸索新的举措。

自2020年起，南昌市东湖区人才流动服务中心开始施行“不见面”方式办理。毕业生只需通过邮箱向服务中心提交包含身份证正反面、户口本首页和本人页、报到证等资料的word文件，并备注好本人学校名称以及联系电话，即可远程办理档案存放业务。

除了“不见面办理”，我省还实现流动人员人事档案“跨省通办”。据省就业创业服务中心相关负责人介绍，我省构建了省级集中的档案信息库，接通了人力资源社会保障部档案跨地区办理平台。目前，个人可登录人力资源社会保障部门户网站“全国人力资源和社会保障政务服务平台”→“就业创业”→“跨省流动人员人事档案管理服务”，进行档案“跨省通办”。

“我省档案管理在推进流动人员人事档案管理服务信息化、实现流动人员人事档案信息查询两方面也有创新。”该负责人称，我省开展了流动人员人事档案省级集中系统建设，开发了流动人员人事档案管理服务系统，并与人社一体化实现对接。目前，全省各流动人员人事档案管理机构可通过人社一体化系统办理相关业务，实现档案管理服务信息化、标准化、便民化。

全省已制作约15万份流动人员电子化档案

毕业生档案收录数量呈现逐年成倍递增趋势，面临纸质档案查阅不便利、占用空间大、管理及维护成本较高等问题。记者从南昌市人力资源和社会保障局了解到，毕业生档案一直都在提倡电子化，目前正在慢慢跟进。

刘菁向记者介绍道，目前，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为载体的数字化档案管理方式，逐渐得到人们青睐，只需将纸质资料进行扫描，便可转换成电子数据录入计算机中，并通过专门的档案管理软件存储起来。相较于传统的档案存储方式，数字化档案具有存储量大、不易损坏、保存时间久等优点。

“数字化档案管理虽具有许多优点，但实际推行却面临着重重困难。数字化档案是一个耗资耗时的工程，后期维护成本昂贵，且目前全国没有数据库，难以做到电子数据跟着转递到下一个机构，如果下一个机构需要电子化又必须要从头开始。”刘微说，每一份档案电子化成本较高，而毕业生在档案管理机构存档大多数是暂时性的，经常发生转移流动，极易造成档案数据浪费的现象。

记者从省就业创业服务中心了解到，我省鼓励和支持有条件的地区或档案管理服务机构积极开展档案数字化工作，目前全省已初步开展流动人员人事档案电子化工作，省本级和部分设区市已制作约15万份电子化档案。今后，我省还将进一步加强流动人员人事档案的电子化工作。